Модуль «Документооборот» в K-Point позволяет организовать создание, согласование и доставку управленческой информации, проследить ее получение, а также проконтролировать процесс исполнения документации. Использование этого модуля дает возможность частично или полностью отказаться от работы с бумажными документами и повысить контроль и скорость работы с документами внутреннего документооборота.

В модуле «Документооборот» пользователи могут работать с различными типами внутренних документов: распорядительной документацией (приказы, распоряжения), нормативной документацией (положения о подразделениях, должностные инструкции, методические инструкции) и информационно-справочными документами (заявки, служебные записки). С помощью этого модуля можно также создавать различные задания для пользователей системы.

Процесс внутреннего документооборота

Доступ пользователя к информации о документах определяется назначенной ему ролью:

  • Автор – это любой человек, у которого есть доступ к модулю «Документооборот». Автор загружает документы в систему, изменяет их в соответствии с полученными требованиями, а также назначает задания с помощью этого модуля.
  • Контролёр – пользователь, назначенный автором в процессе регистрации документа, который имеет доступ ко всем стадиям процесса документооборота. Контролёр может только просматривать данные процесса, не изменяя их.
  • Согласующее лицо – любой пользователь системы, который назначается автором в процессе регистрации документа или в процессе его доработки. Согласующее лицо имеет доступ только на стадии согласования документа (если не обладает другими ролями системы). Он может просматривать документ, ставить свою визу, соответственно либо согласовывая, либо отправляя документ на доработку автору.
  • Секретарь-референт – пользователь системы, которому в административном интерфейсе была назначена роль «Секретарь-референт». Он проводит всю заключительную работу с документом после его подписания.
  • Исполнитель – любой пользователь системы, который был выбран автором в качестве исполнителя либо на стадии регистрации документа, либо на стадии исполнения. Также исполнителями являются люди, которым были назначены любые другие задания в модуле «Документооборот».
Обучающий видеоролик «Документооборот» поможет вам в регистрации документов внутреннего документооборота.